商务接待方案

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商务接待方案更新时间:2018-05-16 14:53 手机版
商务接待方案   商务接待方案(一):   为了接待XXXX年X月X日,XXXXXXX一行到公司参观,为确保本次活动有序开展,特制定如下接待方案:   1.接待时间:   2013-07-0414:00--2013-07-0510:00   二、接待地点:   XXXX、XXXX、[由www.duanmeiwen.com整理]   三、接待对象:   XXXXXXXXX   四、参观路线及时间表:   2013-07-0414:00派车到XXXX→15:00工厂参观→16:00离开XX前往XX→16:30XXXXX→16:10XXXX沙盘讲解→16:25XXXXX参观→17:00离开XX→17:30XXXX假日酒店→17:35酒店会议室(项目讲解与政策沟通)→18:00酒店晚宴→18:30休息→次日9:00送离XX,欢送   五、接待前准备工作安排:   1.成立接待小组   组长:XXX(董事长)   副组长:XXX(总经理)、XXX(副总经理)、XXX(总监)   成员:XXX、XXX、XXX   参观团到其部门,由部门总监负责陪同讲解。   2.职责   2.1.XXXX   2.1.1XX行政部(XXX):   2.1.1.1负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。   A、在大门设置两名形象保安。   B、在行政大楼LED更改欢迎字幕:热烈欢迎XXXXXXXXXXX贵宾莅临参观考察   2.1.1.2XX厂(负责人:XXXX):   A、负责现场的清洁卫生   B、负责现场的工作秩序   C、负责参观路线   D、负责现场的讲解   2.1.1.3XXXXX(负责人:XXX):   A、负责现场的清洁卫生   B、负责现场的工作秩序   C、负责参观路线   D、负责现场的讲解   2.2.XXXX   2.2.1政部人事部(负责人:XX)   2.1.1.1保洁(负责人:XXX):   A保洁于X日下午开始对XXXX外进行清扫,尤其是地面的顽迹。   B4日早上8:00上班,再次打扫确保XXXX外围,XX周围清洁卫生。   CXXXX室内清洁,洗手池外无水渍,卫生间无异味,纸巾完备。   DXXX室内及外围清洁,无白色垃圾。   2.1.1.2保安(负责:XXX)   A保安于XXX(区域)安排两人、XXXX正门外两人、XXX正门外【XXX】、XXX【XXX】石凳外设置太阳伞。安排四名形象保安穿保安工作装,戴白手套。形象保安于4日14:30分到位。   B4日早7:30XXXX路口安排一名保安,放置锥形桶,禁止一切车辆进入XXXX外围。在参观领导到来之前,打开通道,并行礼。车辆过后,再将锥形桶复原,禁止非参观车辆进入XXXX外围。   C4日下午14:30其他三名形象保安到指定位置,立军姿待命。   D4日下午14:45XXX外保安将石凳搬开,打开一个通道,让参观车辆通行。其余时间,禁止其他车辆进入。   E4日保安加强巡逻,防止一切车辆进入XXX、XXX间的广场停放。   F【XXX】负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间,在XXXX及XXX正大门安排形象保安。尤其是要位置好当天机动车停放秩序,接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。   2.1.1.3【XXX】负责所有设备正常运转,完成时间4号上午12:00.   2.1.1.4信息中心【XXX】负责XXXLED显示屏欢迎词的更换,资料为:XXXXXXXX欢迎您光临。   2.1.1.5XXX负责车辆的安排;   A7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到XXX接待客人。并按参观流程,负责全程的接送工作。   B依维柯上准备视频资料(播放公司宣传片)。   C、每辆车上准备2件水。   2.2.2招商部(负责人:XXX)   2.2.2.1XXX负责XXXX的现场维护及秩序。   2.2.2.2协调沙盘人员进行沙盘的讲解.   2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。(会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置,LED欢迎词的拟定,会场内适当的简单盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一.   2.2.2.4坐席上摆放参会者的姓名水牌.   2.2.2.5物料准备:精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料,招商手册、手提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料.   2.2.2.5人员分工:签到人员:XXX,引领人员:XX,主持人:XX   2.2.2.6具体操作过程:   沙盘讲解,讲解人XX-----从XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场----参会者依次签到------XX引领已签到人员至会场就座----主持人XX暖场,X总致欢迎词并介绍XXXXXX整体规划-----主持人介绍XXX上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词-------公司安排车辆统一送参会者离场。   2.2.3XX部(负责人:XXX)   2.2.3.1负责现场秩序维护及管理。   2.2.3.2负责参加路线的确定及讲解。   2.2.3.3准备矿泉水。   2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。   2.2.4XX部(负责人:XXX)   2.2.4.1负责全程摄影拍照。   2.2.4.2负责全程串词及发言稿的拟定   1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】,在7月4日下午14:00对整个接待现场进行最终检查。   2.陪同人员在7月4日14:45,在XXXX大门口集合。   七、总结:   1.留下相关的联系方式。   2.将本次接待影像保留档案部。   商务接待方案(二):   应我公司邀请,XX酒业公司总经理等一行3人,将于本月6日到达我公司洽谈业务,时间暂定3天。   该公司是我国西南地区的大型酒类生产厂家,产品在国内外市场上一向供不应求。该公司与我公司有多年的业务联系,系供应我X×酒的唯一厂家,对我公司业务往来用心,态度友好,每年均与我公司有成交实绩。   对他们此次前来洽谈业务,我方拟本着友好、热情、多做工作的精神予以接待,望洽谈卓有成效。   具体安排如下:   1.客人抵、离京时,由有关业务人员迎送。   2.由我公司总经理、副总经理会见并宴请两次。   3.由我方总经理负责与其洽谈。   4.客人在京期间适当安排参观游览、文化娱乐活动。   5.客人在京费用由我公司承担。   以上意见妥否,清公司领导指示。   附件:XX酒业公司客人名单(略)   本公司接待人员名单(略)   上海XX百货公司公关部   20XX年X月X日   商务接待方案(三):   一、xx简介:   XX公司,公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售、中医养生科普、生态农业文化展示、生态度假农庄,生态文化旅游为主要业务的综合性开发企业。   二、接待时间:   20**年3月22日   三、接待地点:   1、接待地点:御邦国际   2、会议地点:御邦国际701会议室   四、来访人员基本状况:   五、接待小组人员:1.总负责:公司行政部   2.跨部门接待小组:相关领导,行政组,策划宣传组   六、会议费用预算明细表:   用车费用:其它:总预算:   七、接待前期准备工作   1、制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间   2、就餐安排,提前预定3、迎接车辆安排   4、迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)   5、相关会议材料准备   6、相关接待人员,负责相关接待工作   八、会议前的筹备工作   1、会场布置。根据会议资料,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简单盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观。   2、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。   3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性。   4、就餐安排。提前统计就餐人数,进行预定。   九、会议接待   1、欢迎词   2、会场整理及布置   1)提前30分钟清洁并布置会场,持续会场整齐有序。   2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净。   3)调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。   3、领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。   十、会后服务   会议结束,用车在会议结束前妥善安排。引导与会人员至就餐地点就餐,就餐后,由接待人员负责将领导嘉宾送回。十一、附件:   商务洽谈活动会议安排:   时间:3月22日下午15:00——17:30地点:资料:主题:主持人:参会人员:   商务签约仪式   一、签约时间:   二、签约地点:   三、参会人员:   四、会议签约事宜:   1、主持人宣布签约仪式开始,介绍主要来宾和领导   2、总经理介绍签约项目状况3、正式进行签约   4、签约仪式结束后,各参加人员举杯庆贺   5、摄影人员给参会人员群众拍照留影   6、各个公司总裁致辞   7、主持人宣布签约仪式结束,参会人员退场   商务接待方案(四):   商务谈判会议接待方案   为了安排好美国达贝尔公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项,顺利进行谈判工作,特制定以下接待方案:   一、接待时间:20xx年10月27—29日   二、接待地点   接机地点:上海虹桥机场   接待酒店:上海洋洋显达度假酒店   地址:上海新客站地区上海市交通路2779号(富平路99号)   参观地点:中国上海迅通电梯有限公司生产基地   上海世博园   上海外滩夜景   三、接待对象:美国达贝尔公司谈判代表以及陪同人员   四、接待负责人员   总负责:xxx(负责整个行程的指挥和协调工作)   接待组:xxx(翻译人员,礼仪小姐,解说员,接待员)   秘书组:xxx(负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料)   后勤组:xxx(负责行程和会议谈判的酒店安排,会场布置和保安等相关工作)谈判组:xxx(主谈,决策人,销售顾问,法律顾问,技术顾问,公关经理)合计人员:24人   五、接待前期准备工作   1.来回机票预定   2.食宿安排   3.迎接车辆安排   4.会场接待   5.会场整理及布置   六、后期工作   1.谈判会议资料整理   2.经费报销   3.总结及信息反馈   七、经费预算双程飞机票(22000)+酒店住宿费(10000)+餐费(8000)+租车费用(650)+观光费用(2500)+会议杂务费(1000)+后备费用(5000)总计:63150元(人民币)   八、注意事项   1、接待外宾的礼仪注意事项2、应急方案的准备3、控制经费预算4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。   商务接待方案(五):   一、接待时间:2011年X月X日―X月X日   二、接待地点:   接送机地点:西宁机场   下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)   会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)   三、接待对象:   嘉宾等一行人及其陪同人员   四、接待负责人员:   总负责:接待办   跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组   五、接待前期准备工作:   1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间   2.食宿安排,提前预定   3.迎接车辆安排   4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)   5.相关接待人员,负责相关接待工作   六、机场接待   1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达状况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8x0.5x0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。   2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。   3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。   4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。   硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条.   七、酒店入住   1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。   2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。   3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。   4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。   八、用餐(早餐、中餐、晚餐)   1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。   2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。   九、会议前的筹备工作   1.选取会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。   2.会场布置。根据会议资料,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简单盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一   3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。   4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。   十、会议接待   1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”   2.会场整理及布置   1)提前30分钟清洁并布置会场,持续会场整齐有序,空气清新   2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。   3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员   4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。   十一、座谈   1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)   2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)   3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视状况而定)   4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)   5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)   十二、会后服务准备   做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。   十三、会后服务   会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。   商务接待方案(六):   接待前准备:   1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。   2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。   3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,   旅游景点,旅游途中就餐点。   一、会议概况:   (一)会议时间:2xx-1-1至2xx-1-12   (二)会议地点:柳州饭店   地址:柳州饭店   电话:xxxxxxxxxx   联系人:贾xx   (三)参加会议人员:总公司代表分公司各部门负责人,   二、活动日程(见日程安排表)   三、工作分工   成立会议筹备领导小组   组长:贾xx   副组长:胡xx   领导小组下设办公室,负责人xxx,具体负责整个会议期间的各项工作。   成员单位:分公司人事部公关部   办公室下设材料组、会务组。   (一)材料组   负责人:韦xx   成员:秘书处有关人员   职责:   1.领导讲话、主持稿、论文集   2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录   3.会议须知、日程表   4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表   5.制做文件袋、配记事本、笔、相册   6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签   7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆   (二)会务组   负责人:欧xx   成员:总务处有关人员   职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、   食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。   1.车辆   负责人:胡xx   (1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。   (2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。   (3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。   (4)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。   2.接站   负责人:毛xx   1月1日,各代表团报到当天,对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由职责单位自制接站牌)。   具体分工:负责人自行安排   3.纪念品   负责人:贾xx   (1)准备给白纪念品1份,以表感谢。   4.住宿   负责人:贾xx   (1)住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。   (2)宴请。1日各代表团报到后,在饭店举行欢迎晚宴,拟请×座陪(摆牌)。   (3)要求。会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。   5.参观、娱乐活动   (1)游览。   职责人:麦xx   负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。   要求:游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选)。   (2)8月11日晚,举办联欢晚会。   职责人:韦xx   负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代   表团参与的演出计划。   6.宣传报道   职责人:麦xx   (1)负责会议摄、录像工作。   (2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。   (3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。   7.医疗保障   职责人:欧xx   门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。   会活动日程安排   商务接待方案(七):   1、接待申请:业务、某场部员工在了解客户即将到访时通知行政办,要求进行客户接待的安排,如出差在外应及时以电话方式通知,并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送;   2、确定接待级别:接待根据来访人员的级别不同,可按以下标准安排接待   (1)普通人员级别:适合人员:经销商业务类考察人员、技术人员、家装公司设计师、厂家中层管理者、普通意向经销商等。   a:住宿标准按对方人员要求,公司不负担住宿费用;   b:餐饮标准:午餐简便消费控制在300元以下,晚餐消费控制在400元以下;   c:接待陪同人员:公司基层业务员、某地域经理;   d:接待车辆:四驱车或的士。   e:以上标准是以二名客户为基准,如超过二名客户,则餐饮另加50元/人标准计算;   (2)高级人员级别:适合人员:工程采购、终端消费企业领导、合作经销商、厂家高层管理人员、出口公司负责人等。   a:住宿标准按对方人员要求,公司不负担住宿费用;   b:餐饮标准:午餐简便消费控制在500以下元,晚餐消费控制在500元以下;   c:接待陪同人员:某地域经理、某场督导;   d:接待车辆:四驱车或商务车或的士;   e:感情接待:此类人员,公司高层干部可安排做一次或两次家中接待,接待人员陪同,以增加彼此间的感情;(视双方合作状况而定)   f:其他接待项目:公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐,费用控制在700元以下;必要时,可于客户临行时赠送纪念品。(视双方合作状况而定)   g:以上标准是以二名客户为基准,如超过二名客户,则餐饮另加100元/人标准计算;娱乐另加200元/人标准计算;   (3)特级人员级别:适合人员:主要某场经销商领导(包括内销、出口)、主要某场政府人员、本地行业相关部门负责人、厂家特邀领导、公司特邀领导、其他特殊人员等。   a:住宿标准四星级酒店以上,房价控制在400-700元/间,公司负担全程费用;   b:餐饮标准:午餐简便,消费控制在1000元以下,晚餐消费控制在1000元以下;   c:接待陪同人员:某地域经理、某场督导、营销总经理、股东;   d:接待车辆:商务车或租用高级用车;   f:其他接待项目:公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐,费用控制在1200元以下;必要时,可于客户临行时赠送纪念品。(视双方合作状况而定)   g:以上标准是以二名客户为基准,如超过二名客户,则另加100元/人标准计算;娱乐另加250元/人标准计算   商务接待方案(八):   一、总则   1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本方案。   2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。   3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理资料与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。   二、管理职能   行政部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。   三、商务接待工作原则   1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉及面广,务必坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。   2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。   3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由总经理另行审批。四、接待职责分工   1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的好处。各相关部门及人员务必高度重视且规范行为。   2、接待资料包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:2.1行政部:   带给一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍;   负责来客引入及会议室的环境持续;   带给信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。   2.2工程部及相关负责人:负责接待洽谈并陪同始终。   五、商务接待细则及标准   1、商务接待细则   1.1对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价,原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。   1.2在商务接待过程中,原则上酒水、香烟应自带,未经允许的前提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。   2、商务接待标准   公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为3个级别:普通接待、中级接待、高级接待。   2.1普通接待   2.2中级接待   2.3高级接待   六、商务接待流程   1、商务接待的申请与审批   ①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,分管副总审批后报由总经理签字确定后,报行政部申请安排接待;   ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求推荐;   ③公司高层领导的商务接待活动,由其相关接洽人员填写《商务接待申请》,并作为接待负责人;   ④行政部接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批;   ⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批;   ⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。
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